Yritystoiminnan digitalisointi – ei ole niin pelottavaa miltä ehkä kuulostaa

Aika monella yrityksellä on nykyään kotisivut ja mahdollisesti somekanaviakin löytyy. Kuitenkin varsinaista liiketoimintaa ei ole välttämättä hirveästi digitalisoitu saati automatisoitu. 

Yrityksen digitalisointi tarkoittaa tässä kohtaa toimintojen viemistä digitaaliseen muotoon, esim. asiakastiedot viedään paperilta taulukko-ohjelmaan tietokoneelle, tarjouspyynnöt pyydetään tekemään lomakkeella, josta tieto siirtyy suoraan tiettyyn tiedostoon tai tehdään kaikki työt toiminnanohjausjärjestelmän kautta, jolloin työt saadaan jouhevasti laskutukseen eikä mitään jää laskuttamatta. 

 

Yrityksillä hyvin eri lähtökohdat

Yritykset ovat hyvin eri tilanteissa digitalisuuteen liittyen. Osa on hyvinkin digitaalisia eikä paperilla ole juuri mitään. Heillä on asiakastiedot järjestelmissä ja työt kirjataan suoraan järjestelmään. Toiset taasen luottavat pelkästään paperiin, jolloin asiakastiedot on papereilla mapeissa ja työt on kirjattu paperiseen kalenteriin.

Koska tilanteet vaihtelee, voi digitalisoimisprojekteissa lähtökohdat vaihdella hyvinkin paljon. Tämän vuoksi myös keskustelut erilaisista vaihtoehdoista voi tuntua haastavilta, kun digitaalisia ratkaisuja tarjoavat firmat tuntuvat puhuvan aivan eri kieltä ja aloittavan aivan liian syvästä päädystä.

Mikäli tekniset asiat eivät ole yhtään ominta alaa, saattaa pelkkä ajatus jostakin järjestelmästä aiheuttaa kuvotusta, ahdistusta ja halua siirtää projekti jonnekin kauas tulevaisuuteen. Kun alkaa etsimään sopivaa järjestelmää, törmää usein sellaiseen sanastoon, joka aukeaa vain jonkin verran asiaan perehtyneelle. Tämä yleensä lisää asian ärsyttävyyttä entisestään.

Näissä projekteissa voi ottaa mukaan kumppanin, joka auttaa löytämään oikean järjestelmän ja toisaalta kumppani voi auttaa löytämään jopa ilmaisia tapoja järkevöittää yrityksen toimintojen johtamista ja digitalisoimista. Iloitse auttaa mielellään näissäkin asioissa. Yrityksen digitalisointi saa aikaan ajansäästöä ja sen myötä yrittäjälle aikaa tehdä itselle tärkeitä asioita.

 

Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa tiedolla johtamisen

Toiminnanohjausjärjestelmiä on muitakin kuin aika yleisesti tiedossa oleva SAP ja eri toimialoille on olemassa juuri sinne tehtyjä järjestelmiä, joissa yleensä on suhteellisen hyvin otettu huomioon kyseisen alan vaatimukset. Järjestelmiä on myös hyvin erihintaisia eli ei suoraan puhuta kymppitonneista. Pohdinnassa on hyvä huomioida hinnan lisäksi myös ajansäästön tuoma arvo. Vapautuneella ajalla pystyy tekemään itselle tärkeitä asioita oli se sitten harrastus tai firman tuottava toiminta.

Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt ovat verrattomat paperin pyörittämiseen verrattuna. Paperilla olevat työmääräykset saattavat kadota päivän mittaan tai jäädä pyörimään autoon, mikäli ne ylipäätään tuli alunperinkään siirrettyä sähköpostista paperille. Tällöin on riski, että kaikki työt eivät siirry laskutukseen asti. Toiminnanohjausjärjestelmään pystyy parhaimmillaan saamaan työtilaukset sähköpostista samantien, jolloin ne pystyy kuka tahansa työporukasta nappaamaan tehtäväksi. Toki työt saadaan kiertämään myös esihenkilön kautta, jos ei haluta työntekijöiden itse ohjaavan omaa työtään tässä määrin.

Kun työt on tehty, toiminnanohjausjärjestelmään saadaan kirjattua tunnit, mahdolliset tuotteet sekä tietenkin selostus tehdystä työstä. Se jää sinne sitten haulla löydettäväksi, jos joskus tarvitsee vaikkapa miettiä kauanko vastaavan työn tekemisessä menisi. Tällöin ei tarvitse johtaa “mutulla” vaan voi johtaa tiedolla, joka tuo varmuutta päätöksentekoon. Yrityksen digitalisointi tuo valtavasti hyötyjä.

 

Mikä voisi olla sinun yrityksesi seuraava steppi?

Haluatko selvittää millaisia digitaalisia ratkaisuja sinun yrityksellesi voisi mahdollisesti löytyä? Buukkaa 30min puhelu kanssani ja käydään läpi yrityksen tilannetta. Puhelu on täysin luottamuksellinen eikä sido mihinkään. 

Varaa puhelu tästä